Тайм-менеджмент: принципи управління своїм часом

Ви нічого не встигаєте? - Навчіться керувати своїм часом!

Планування робочого часу - це здатність, яка необхідна кожному. Людина, що знає що таке «тайм-менеджмент» ніколи не поспішає, і завжди встигає, а значить, повністю позбавлений від тривог і стресу.

А застосовувати принципи управління часом може будь-яка людина - від школяра до керівника великої фінансової компанії. Головне - захотіти привести в порядок свій день, і докласти всі свої зусилля до того, щоб розібратися з наростаючими проблемами планування.

Основи управління часом

Керувати часом зовсім не складно. Тайм-менеджмент вчить розставляти пріоритети. Як організувати свій час? Все дуже просто. Давайте розглянемо базові принципи управління своїм часом 

1. Плануйте свій день

Кожен день необхідно починати з чистого аркуша. На аркуші паперу слід виписати всі поточні справи і розставити пріоритети - за принципом присвоєння важливості від 1 до 100 (в залежності від числа поточних завдань).

Головне навчитися не тільки планувати, а й реалізовувати намічене в установленому вами порядку, закладаючи в складений розклад як самі завдання, так і супутні їм моменти (перерва на обід, проїзд до місця проведення зустрічі з клієнтом, спілкування з друзями або близькими та інше).

2. Корегуйте графік протягом дня

Іноді плани можуть змінитися. Залишайте «вікна» в розкладі, для того щоб не порушувати їх. Нові завдання слід вносити в розклад виходячи з щільності складеного раніше графіка. В такому випадку можна буде легко уникнути поспіху і зриву термінів.

3. Глобальні і локальні плани

Всі завдання можна розділити на локальні і глобальні. Для того щоб не розтягувати на довгий термін вирішення глобальних завдань, важливо розбити їх виконання на кілька етапів. У такому випадку кожен крок буде вести до поставленої мети, а масштаби завдання не будуть здаватися такими непосильними.

4. Позбавтеся від подразників

Необхідно виключити всі відволікаючі і дратівливі чинники. Цей принцип можна назвати одним з основних в тайм-менеджменті.

Основну частину часу поглинають якраз таки невимушені затримки, на зразок перегляду стрічок соціальних мереж, перегляду пошти, спілкування в чаті та багато іншого. Навчившись зосереджуватися на поставленому завданні, можна підвищити її ефективність на 25%. Прості заходи допоможуть гарантовано уникнути стресу, наприклад: налаштування системи оповіщення, видалення (на деякий час) або установка блокування подразника (іконки сервісу з пам'яті комп'ютера або екрана), а також чітке розмежування особистого і робочого часу, коли ніхто не завадить робити саме те, що вам потрібно.

5. Використовуйте тільки потрібне і важливе

Важливий етап в правильному розподілі часу - здатність «відсікати все зайве». Визначте коло інтересів, які реально вам необхідні, відмовтеся від недостовірних джерел інформації, позбудьтеся від так званих «друзів», які тільки те й роблять, що заважають організувати свою особисте і професійне життя. Навчіться самостійно встановлювати правила власного життя, і всякого роду «стихійних лих» в ній виявиться менше, ніж було до цього.

6. Все важке робіть вранці

Складні справи найкраще планувати на початок робочого дня. Легко впоравшись з поставленим важким завданням, ви створите собі правильний позитивний заряд емоцій, який дозволить «всі гори перевернути на своєму шляху». А якщо намагатися встигнути все зробити за один день, доробляючи завдання в авральному режимі, ми лише підвищимо таким чином собі рівень стресу, а не ефективність своєї діяльності.

7. Наведіть порядок на своєму робочому столі

В даному випадку під робочим столом мається на увазі весь робочий простір - починаючи від надр персонального комп'ютера і закінчуючи папками з документами. Використовуйте мітки і стікери для швидкого розпізнавання потрібної папки або розділу, не забувайте видаляти в корзину непотріб і відслужилі своє цінні папери. Доведено, що більше третини всього нашого робочого простору займають речі, які не мають до поточної діяльності взагалі ніякого відношення.

8. Вивчіть свою фізіологічну активність

Головний принцип тайм-менеджменту - це вміння повноцінно відпочивати і добре працювати. Однак для того щоб працювати на повну з максимальною віддачею, кожній людині життєво необхідний персональний робочий графік. Знаєте всі свої слабкі і сильні сторони, з упевненістю можете сказати «сова» ви або все ж «жайворонок»? Завжди плануйте свій день таким чином, щоб всі важливі справи постійно припадали на пік вашої фізіологічної активності - на ранок, день або вечір. В такому випадку продуктивність праці безсумнівно підвищиться, а час на повноцінний відпочинок з'явиться сам собою.

9. Ставте довгострокові цілі

Вибудовуючи свої короткострокові плани, не забувайте і про довгострокову перспективу. Один раз упорядкувавши свій день, ви легко можете впорядкувати все своє життя, збудувавши життєві і кар'єрні плани, виходячи не з якихось чужих очікувань, а з власних цілей.

10. Використовуйте правило "10/90"

Перед тим, як приступити до чого-небудь, слід згадати про правило «10/90». Воно має на увазі, що 10% часу, який ви витратите на планування до початку виконання якоїсь конкретної задачі, заощадить вам 90% часу при її виконанні.

11. Відмовтеся від того, що вам не до душі

Слово «ні» заощадить вам несподівано багато вільного часу. Ввічливе «ні» - це найголовніше слово для правильної організації власного часу. Вчіться говорити «ні» і відмовляти завданням, які не входять до числа обраних пріоритетів. Будьте ввічливі і тактовні, відмовляйте людині так, щоб він зрозумів, що ви відкидаєте не його, а завдання.

12. Встановіть рейтинг своїх завдань

Уважно стежте за тим, на що у вас йде свій вільний і робочий час. Постійно відзначайте ті заняття, які віднімають у вас багато часу (наприклад, читання листівок з рекламою, журналів чи газет, безцільне перемикання телевізійних каналів, обговорення пліток і новин з колегами). Складіть рейтинг таких непотрібних занять, назвавши його «Я ніколи більше в подальшому не буду цього робити», і постійно заносите туди всі справи, які не наближають вас до поставленої мети і не приносять вам ніякої користі.

Всі перераховані вище принципи допоможуть вам заощадити купу часу, нервові клітини і здоров'я. А для того, щоб заощадити час на розробці назви, дизайну упаковки або логотипу, - звертайтеся в брендингові агентство HOLA. Ми працюємо якісно, ​​швидко і креативно!